Facilitaire transparantie

Situatie

Bij een grote care instelling met ongeveer 20 intramurale V&V-locaties ontbreekt inzicht in de performance van de facilitaire organisatie.
Zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve (kostprijzen, eenheden) zin.

Taak

Verzoek van de Raad van Bestuur om kwantitatieve transparantie te realiseren voor de facilitaire organisatie en deze te verankeren in de beheersingsystemen. Bovendien vroeg men de koppeling met kwalitatieve performance te borgen.

 Uitvoering

Op basis van een visiedocument omtrent de beoogde facilitaire dienstverlening is in een projectgroep samen met de financieel en facilitair directeur een onderzoek uitgevoerd naar de beschikbare informatie elementen, financieel en qua eenheden die in de basisprocessen (kunnen) worden geregistreerd.
De beschikbare informatie, en noodzakelijke aanvulling daarop, is gebruikt om de managementinformatie in te richten op basis van een facilitaire productbenadering. In tegenstelling tot de gebruikelijke kostensoort benadering. Deze inrichting resulteert in een performance rapportage op basis van KPI’s zoals onderhoudskosten per m2, voedingdagprijs per cliënt, linnenkosten per deelnemer, receptiekosten per uur, schoonmaak per m2, etc.
Dit managementinstrumentarium is vervolgens verankerd in een afzonderlijke planning & control cyclus binnen de facilitaire organisatie. Hierbij rapporteren de facilitairmanagers in een vast format maandelijks de resultaten en acties van hun locaties. Wij hebben support geleverd in de vorm van business control om de facilitairmanagers op het gewenste beheersniveau te laten functioneren.

Resultaat

Managementinstrumentarium in jip-en-janneke taal dat als basis dient voor de verslaglegging omtrent de performance van de facilitaire organisatie op basis van KPI’s. Enerzijds als beheersing binnen de facilitaire kolom, anderzijds ten behoeve van informatievoorziening richting de zorg (portefeuillehouder) en cliëntraden.
Daarnaast vormt dit managementinstrumentarium de basis voor een interne benchmark waarbij locaties op best practice en aandachtsgebied kunnen worden geselecteerd. Dit vormt de basis voor de allocatie van diverse taakstellingen in samenwerking met de portefeuillehouder zorg. Zo is het instrumentarium is gehanteerd voor de allocatie van bijna 3 miljoen euro taakstellingen voor de begroting 2013.